Materials innovation institute (M2i) is momenteel op zoek naar een Program Management Assistant. M2i heeft als dé netwerkorganisatie in materiaal innovatie, een definiërende en coördinerende rol in Nederlandse en Europese programma’s en projecten in materiaalonderzoek. Het netwerk van M2i bestaat uit gerenommeerde universiteiten en zowel nationale als internationale partners uit de industrie.

Materials innovation institute (M2i) is momenteel op zoek naar een Program Management Assistant. M2i heeft als dé netwerkorganisatie in materiaal innovatie, een definiërende en coördinerende rol in Nederlandse en Europese programma’s en projecten in materiaalonderzoek. Het netwerk van M2i bestaat uit gerenommeerde universiteiten en zowel nationale als internationale partners uit de industrie.

Als Program Management Assistant ben je, voor de onderzoeksprogramma’s, verantwoordelijk voor de uitvoering van de projectadministratie en de ondersteuning van het Program Management. Je ondersteunt de Program Managers in het beheren van hun accounts en biedt de externe contacten zorgvuldig en accuraat support. Je voert ondersteunende werkzaamheden uit volgens de opgestelde planning en bent tevens in staat flexibel op ad-hoc verzoeken in te springen. Je plant de kick-off meetings en closure meetings van de projecten, plant grotere meetings, onderhoudt contacten met onderzoekers, ondersteunt op administratief gebied grote programma’s en ondersteunt de publicatieprocedures van wetenschappelijke artikelen en rapporten. Ook zal je het M2i intranet bijhouden en diverse mailingen verzorgen. De externe communicatie geschiedt voornamelijk in het Engels.

Na een gedegen inwerkperiode zal je ook op de EU projecten ondersteuning leveren.

Het support team bestaat naast jou uit een Project Officer en een Office Manager. Je komt terecht in een zelfsturend team, waarin iedereen zijn eigen verantwoordelijkheden heeft. Het Office team ondersteund elkaar in de taken en zorgt samen voor het complete ondersteuning van de organisatie. De functie is fulltime, maar part-time (4 dagen) is bespreekbaar. In overleg zal er deels op kantoor in Delft en deels vanuit huis (indien gewenst) gewerkt worden. Starten op korte termijn (1 september of eerder) is wenselijk.

Taken & verantwoordelijkheden

  • Uitvoeren van de project ondersteuning en administratie volgens de planning
  • Het controleren, verwerken en archiveren van projectdocumenten
  • Verzamelen en beheren van publicaties en projectrapportages, zoals halfjaarrapportages en eindrapportages van de projecten
  • Plannen en organiseren van projectmeetings
  • Ondersteuning bij organisatie van evenementen, zoals de jaarlijkse M2i Conferentie en Meeting Materials
  • Uptodate houden van het M2i intranet
  • Algemene ondersteuning van Program Management en de organisatie M2i

Naast de activiteiten, horen ook ICT en Communicatie zaken tot de werkzaamheden.

  • ICT – aanspreekpunt voor servicepunt voor ICT gerelateerde problemen/taken voor alle M2i medewerkers (bijv. faciliteren van hardware/software aankoop, reparatie…etc.)
  • Communicatie – Indien nodig ondersteuning bij de communicatie door samenstelling nieuwsartikelen op publieke website en LinkedIn, Nieuwsbrief ….
  • Verzamelen documenten, (laten) controleren op inhoud, layout en huisstijl, opmaken, bewaken en samenvoegen tot een definitief document (Progress Report). Beschikbaar maken op intranet.

Functie-eisen

  • Minimaal 1 jaar ervaring op project management support of administratief gebied, of afgeronde opleiding administratief/secretarieel MBO+ niveau
  • Affiniteit met (project)administratie systemen, goede kennis van en ervaring met Microsoft Office, met name Excel
  • Houdt van “ontzorgen”, administratief sterk, klant- en servicegericht, accuraat, pro-actief, communicatief vaardig
  • Goede beheersing van Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
  • Kennis op het gebied van ICT is wenselijk

De organisatie

Materials innovation institute (M2i) is dé Nederlandse netwerkorganisatie voor fundamenteel en toegepast onderzoek op het gebied van High-Tech materialen. De activiteiten van het instituut op het gebied van High-Tech materialen zijn ondergebracht in de topsector High Tech Systemen en Materialen (HTSM). M2i is tevens actief binnen de topsectoren Energie, Chemie en Water.

Meer dan 100 PhD en Postdoc onderzoekers zijn werkzaam op M2i onderzoeksprojecten, die in nauwe samenwerking met de industriële partners van M2i worden uitgevoerd door onderzoeksgroepen van topuniversiteiten in Nederland en daarbuiten.

M2i is een non-profit organisatie met een hecht team. Ons team is klein en zeer gemotiveerd. Het bestaat uit een directeur, programmaleider, zes programmamanagers, project officer, officemanager en een program management assistent (wellicht jij). Het team is ruimdenkend en staat open voor nieuwe ideeën en verbeteringen. We houden vergaderingen graag kort, efficiënt en effectief en staan open voor creativiteit en vooruitgang.

Ons aanbod

Het betreft een functie voor 32 tot 40 uur per week, voor de duur van een jaar, met daarna een optie tot verlenging en/of een vast dienstverband. Het salaris is afhankelijk van kennis en ervaring. Werken voor M2i betekent werken in dynamische en internationale omgeving en in een informele werksfeer met professionele en enthousiaste medewerkers.

Sollicitatie en informatie

Herken jij jezelf in het profiel van Program Management Assistant, stuur ons dan jouw CV en motivatie. Voor meer informatie over de inhoud van de vacature kun je contact opnemen met Marcella Klouwens, Office Manager, op 06 18 34 45 89. Voor vragen over het sollicitatieproces kun je bellen naar Marjolijn Schouw, op 06 488 75 629

Contractduur 12 maanden
Uren: 32-40 per week
Deadline sollicitaties: 28-7-2021
Verwachte startdatum: 1-8-2021
Soort dienstverband: Fulltime, Parttime, Bepaalde tijd
Salaris: €2.367,00 – €3.196,00 per maand

Aanvullende betalingen:

  • 13e maand
  • Vakantiegeld

Arbeidsvoorwaarden:

  • Pensioen

Werkschema:

  • Dagdienst
  • ma-vr

Opleiding:

  • MBO (Gewenst)

Thuiswerken:

  • Tijdelijk vanwege COVID-19